Thông thường khi điện thoại reo thì nên nghe máy trong vòng 3 chuông. Trừ những trường hợp bận hoặc đang không ở gần điện thoại. Vì để chuông reo lâu quá khách hàng hay đối phương sẽ đánh giá không tốt về công ty.
CÁC LOẠI KÍNH NGỮ VÀ CÁCH SỬ DỤNG
Trong bài trước mình đã giới thiệu 3 loại kính ngữ và cách sử dụng. Nên trong bài viết này mình xin không đề cập đến nữa mà chỉ nói đến cách đối ứng điện thoại.
CÁCH SỬ DỤNG TỪ NGỮ
TÔN KÍNH NGỮ KHIÊM NHƯỜNG NGỮ
見る ごらんになる 拝見する（はいけん）
する なさる いたす
言う おっしゃる 申す（もうす）
聞く お聞きになる（きき） 承る（うけたまわる）
いる いらっしゃる おる
行く いらっっしゃる まいる
来る おいでになる まいる
一人 お一人様
わたし わたくし
われわれ わたくしども
老人 お年寄りの方
TÌNH HUỐNG CỤ THỂ
- Nhấc điện thoại lên nghe: 〇〇でございます。Phần chào này có quy định theo từng công ty. Có những công ty quy định sau phần xưng tên công ty thì phải xưng tên người nghe điện thoại.
- Sau khi nghe khách giới thiệu thì xác nhận lại tên khách và nói :〇〇様ですね。お世話になっております。Nếu công ty mình bán hàng, và khách đó hay mua hàng của công ty mình thì nói: 〇〇様ですね。いつもご利用ありがとうございます。
- Nếu nghe không rõ: 申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございます。Để người ta nói lại nghe cho rõ.
- Nếu khách tìm ông chủ hay trường phòng gì đó. Thì trả lời: 部長の〇〇ですね。少々お待ちくださいませ。
- Nếu người được tìm vắng mặt thì trả lời: 〇〇は只今、席を外しております。折り返しご連絡させますが、お電話番号をお聞かせ願えませんでしょうか。
- Sau đó khách sẽ cho sdt,v.v.. rồi muốn xác nhận lại sdt thì nói:復唱します。○○○○。。。ですね。
- Sau đó nói sẽ gọi lại và kết cuộc nói chuyện: 戻り次第？帰り次第ご連絡申し上げます。私○○と申します。確かに承りました。
