CÁCH TRAO ĐỔI BUSINESS CARD

Trao đổi danh thiếp góp phần tạo nên ấn tượng ban đầu gặp gỡ đối tác. Nếu bạn tạo ấn tượng ban đầu tốt với đối phương thì sẽ làm tăng cơ hội hợp tác.

Sau đây là quy tắc trao đổi danh thiếp cơ bản

Người Nhật rất thận trọng trong vấn đề bảo mật thông tin cá nhân, đặc biệt doanh nhân Nhật không có thói quen tùy tiện trao đổi thông tin cá nhân, trừ khi họ đã được giới thiệu, hay hợp tác giao dịch. Trong các cuộc đàm phán, thông thường người có địa vị thấp hơn sẽ không thể chủ động đề nghị trao đổi danh thiếp với cấp trên.

Danh thiếp thường được chủ động trao bởi khách, người đến thăm quan doanh nghiệp.

Ví dụ khi bạn là cấp dưới cùng một giám đốc của bạn đến thăm một doanh nghiệp. Vậy trình tự trao đổi danh thiếp là:

•  Giám đốc công ty bạn chủ động trao danh thiếp cho giám đốc đó.
•  Bạn trao danh thiếp cho giám đốc danh nghiệp đó.

Chuẩn bị sẵn số danh thiếp cần dùng tương ứng với số người cần đưa. Đặt gọn danh thiếp trên hợp đựng danh thiếp của mình, bề mặt hướng lên trên, chiều đọc xuôi hướng về phía đối phương. Nếu lấy danh thiếp từ trong túi ao ra, điều đó thể hiện sự cẩu thả.

1.Trường hợp bạn là người chủ động trao danh thiếp

Tư thế trao danh thiếp đứng trước mặt đối phương, vừa nhìn vào mắt đối phương, 2 tay đặt cao ngang ngực và trao danh thiếp bằng cả 2 tay, tay phải cầm, tay trái đưa danh thiếp.

Vừa trao vừa xưng rõ ràng tên công ty, phòng ban làm việc và tên của bản thân.

Hướng mặt chính diện của danh thiếp lên trên, về phía đối phương sao cho người nhận có thể dễ dàng đọc được luôn.

Luôn trao danh thiếp ở tư thế đứng nghiêm trang, không được ngồi.

2. Trường hợp cả 2 bên đều đồng thời trao danh thiếp

Tư thế đứng hướng đưa danh thiếp vẫn phải tuân thủ như trên

Tư thế tay cầm danh thiếp trước khi trao cầm bằng 2 tay, khi trao danh thiếp thì tay thuận cầm danh thiếp của mình trao, đồng thời tay còn lại nhận danh thiếp của đối phương. Sau khi kết thúc, cầm danh thiếp của đối phương bằng cả 2 tay một cách trang trọng.

⁂　Trường hợp bạn là nhân viên mới chưa có danh thiếp, để tránh thất lễ cần lịch sự xin lỗi vì thiếu sự chu đáo chưa chuẩn bị trước, đồng thời chủ động giới thiệu bản thân.

Đọc kỹ tấm danh thiếp mới được nhận. Nếu tay đè hay che lên bất cứ phần nào của danh thiếp đều thể hiện sự không tôn trọng đối phương.

Người Nhật xưng hô bằng họ, và tên họ của người Nhật rất đa dạng, hơn nữa còn được viết bằng kanji rất khó nhớ.

Trong trường hợp khi nhận được danh thiếp của đối phương mà bạn không nắm rõ được cách đọc chính xác thì nên xác nhận lại tên họ, vị trí công tác, công ty của họ để thể hiện sự quan tâm, tôn trọng từ phía mình.

Sau khi nhận được danh thiếp cần chú ý bảo quản danh thiếp đối phương một cách cẩn thận, lưu lại thành trong file đựng danh thiếp để thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin sau này.