Việc thư ký – tổng vụ hay còn gọi là soumu 総務, hoặc ippan jimu 一般事務.
Hãy cùng tìm hiểu nội dung công việc này như thế nào và những ai có thể xin tư cách để làm việc này nhé.
Việc này hiện đòi hỏi nhân viên phải hiểu rõ về những thủ tục hành chính ở Nhật. Tùy theo mức độ lớn nhỏ, ngành kinh doanh của công ty mà nội dung công việc sẽ khác nhau.
Công việc này tuyển dụng khá nhiều, tuy nhiên đa số họ thường tuyển người Nhật. Tuy nói như vậy không có nghĩa là người Việt không thể làm được, vì vậy bạn nào yêu thích công việc này, nếu rèn luyện kỹ năng và chịu khó học hỏi thì vẫn có thể làm tốt.
Nhìn chung những công việc mà ippan jimu 一般事務 đảm nhiệm: công việc của thư ký soạn thảo văn bản, trực điện thoại, chuẩn bị các buổi meeting, làm những công việc kế toán tính lương bảo hiểm cho nhân viên, quản lý tài liệu, gửi và nhận thư, bưu phẩm, liên lạc báo cáo đến các phòng ban, đón tiếp khách….
Kiến thức và chuyên môn cần có để có thể làm được loại công việc này:
- Chứng chỉ MOS (Microsoft Ofice Specialist), việc này đòi hỏi phải thao tác trên máy tính để nhập dữ liệu, gửi mail, thư từ, chuẩn bị các cuộc hợp nên người lao động phải sử dụng thành thạo word, excel, power point.
- Chứng chỉ thi ký văn phòng 秘書検定 có những văn bản cần được lưu trữ nên người lao động phải hiểu rõ cách ghi lưu trữ hồ sơ, từng mẫu văn bản phù hợp, hoặc cần phải thông thạo những quy tắc ửng xử khi tiếp xúc với khách hàng.
- Chứng chỉ kế toán Boki簿記検定 nhiều công ty cá nhân không có bộ phận kế toán riêng biệt nên đòi hỏi bạn phải thông thạo cách ghi chép, tính toán sổ sách và những thuật ngữ chuyên ngành.
3 chứng chỉ này là không thể thiếu. Tuy nhiên đối với những bạn có visa không giới hạn lao động như: vĩnh trú, định trú, vợ/chồng người Nhật hoặc người vĩnh trú thì nếu có công ty nhận thì có thể đi làm được.
Còn những bạn muốn đi shu để xin visa kỹ sư cho công việc này thì dù có nhiều hơn 3 chứng chỉ trên nhưng ngành học không phù hợp với nội dung công việc cũng không thể xin visa.
Cụ thể: nếu ngành bạn học ở đại học hoặc senmon có nội dung nghiệp vụ thư ký văn phòng+vi tính văn phòng thì có khả năng đỗ visa.
Hoặc các bạn học chuyên ngành kế toán có thể xin vào công ty với nội dung công việc : tổng vụ,kế toán.
