Hiện nay hầu hết các công ty điều làm việc dưới dạng team work, vì hình thức này có hiệu quả rất tốt. Ở Nhật để làm việc nhóm hiệu quả thì cần phải nắm rõ nguyên tác hourensou.
Các bạn đã đi làm trong văn phòng ở Nhật rồi thì có thể sẽ rất quen thuộc với cụm từ hourensou. Tuy nhiên, đối với các bạn trẻ mới tốt nghiệp, hoặc chưa từng làm văn phòng khi nghe cụm từ này sẽ cảm thấy rất lạ, như vậy nó là gì các bạn hãy cùng tìm hiểu nhé.
Từ này là từ viết tắt của 3 từ sau.
Hou： houkoku 報告：báo cáo
Ren： renraku：連絡： liên lạc
Sou ：soudan ：相談：thảo luận
Trước tiên chúng ta cùng phân biệt sự khác nhau giữa 3 cụm từ trên.
- Houkoku 報告：báo cáo
Thông báo cho cấp trên về tiến độ và kết quả của công việc hoặc báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo sự cố,.v..v..
2. Renraku：連絡： liên lạc
Thông báo cho các bên liên quan về sự kiện hoặc quyết định đã được đưa ra, ở đây không cần ý kiến hoặc suy đoán.
3. Soudan ：相談：thảo luận
Yêu cầu cấp trên đưa ra lời khuyên hoặc quyết định nếu bạn không chắc về quyết định đó, hoặc muốn nghe suy nghĩ của cấp trên.
LÀM SAO ĐỂ ÁP DỤNG TỐT QUY TẮC NÀY
- THỜI ĐIỂM
Khi vừa biết mình làm sai hoặc sự cố vừa bị phát hiện thì nên báo cáo cho cấp trên để tìm cách giải quyết. Nếu để kéo dài thời gian càng lâu thì càng bị rối, khó khắc phục.
Phải báo cáo thường xuyên, ví dụ báo cáo ngày, báo cáo tuần. Ở những công ty lớn, khi bạn được giao làm nhiệm vụ quan trọng có liên quan đến các phòng ban, bạn phải viết báo cáo sơ nội dung đã được thực hiện vào ngày đó, để tất cả mọi người trong công ty biết được tình hình chung.
Nếu công ty nhỏ, trước khi về bạn chỉ cần báo cáo bằng lời nói với cấp trên là được.
Vì sao thời điểm báo cáo là quan trọng? Bởi vì sau khi biết được tình hình công ty, có những thông tin mới kịp thời sẽ nắm bắt được cơ hội kinh doanh kịp thời.
Khi nào nên tham khảo ý kiến của sếp? Nên xem lịch trình của cấp trên trước khi thảo luận, tránh trường hợp sếp bận. Tuy nhiên, nếu đối với những vấn đề gấp, cần được xử lý ngay thì nên trình bày với sếp càng nhanh càng tốt.
2. NỘI DUNG
Hãy sắp xếp trước nội dung, càng ngắn càng tốt. Ví dụ ：tình hình hiện tại―〉nguyên nhân－〉mục tiêu.
Hãy truyền đạt sự thật và suy nghĩ của bạn một cách rõ ràng, chính xác. Nếu thiếu sót hoặc sai thông tin thì sẽ dẫn đến kết quả khác rất nguy hiểm.
Kết quả cuộc việc thảo luận là dựa vào cách của bạn truyền đạt.
3. CÁCH TRUYỀN ĐẠT
Báo cáo nhanh bằng lời nói trực tiếp hoặc qua điện thoại. Nếu trong trường hợp không vội thì hãy báo cáo bằng email.
Đính kèm tài liệu tham khảo để nâng cao cộ tin cậy của báo cáo.
Đối với những thông tin cần chia sẻ với mọi người thì nên báo cáo vào chourei buổi sáng, hoặc email nội bộ công ty.
